AI導入前の業務棚卸しのやり方

AI経営とはの実践方法の一つが、AIを導入する前に自社の業務を棚卸しすることです。この記事では、「AI経営とは」で紹介した手順1をさらに掘り下げ、実際にどう棚卸しを進めるかを解説します。

なぜ棚卸しから始めるのか

いきなりツールを選んだり、「経理を自動化しよう」といった大きな単位で考えたりすると、AIに何を任せるかを具体的に決められません。棚卸しの目的は、自社がどのような仕事と判断によって動いているかを、AIに任せられる粒度まで見える化することです。

棚卸しの単位

「経理」「営業」といった部門名は単位が大きすぎます。次のように、実際の行動が分かるところまで分けます。

• 問い合わせ内容を確認する
• 返信案を作る
• 見積書を作成する
• 請求書を発行する

部門名のままでは、AIに任せる範囲を決められません。行動単位まで分けて、初めて「ここは任せられる」「ここは人が残す」を判断できます。

業務ごとに記録する8項目

項目	確認すること
目的	何のために行うか
開始条件	何が起きたら始めるか
完了条件	何ができたら終わりか
頻度	毎日、週次、月次、随時
所要時間	現在どのくらいかかっているか
必要な情報	何を参照するか
判断が必要な場面	どこで人が考えているか
失敗時の影響	誰に、どの程度の影響があるか

このうち特に見落とされがちなのが「判断が必要な場面」です。作業そのものよりも、途中で人が何を考え、何を基準に決めているかを書き出すことが、後の役割分担の精度を左右します。

棚卸しでよくある失敗

一度に全部書き出そうとする

小さな会社でも、書き出すと数十の業務が見つかることがあります。完璧な一覧を最初から作ろうとせず、まず主要な部門・工程から始め、後から追加していく方が現実的です。

「時間がかかっている」業務だけに注目する

所要時間が長い業務は目につきやすいですが、時間が短くても、特定の人しか対応できない(属人化している)業務や、間違えたときの影響が大きい業務は、優先的に棚卸しする価値があります。

棚卸しした後の使い道を決めていない

棚卸しは目的ではなく手段です。次の手順である役割分担の決定を見据えて、AIに任せる候補になりそうな業務に印をつけながら進めると、後の作業がスムーズになります。

まとめ

業務の棚卸しは、AI経営の土台になる作業です。部門単位ではなく行動単位まで分解し、目的・条件・頻度・所要時間・判断ポイント・影響範囲を記録する。これができれば、AI経営とはで紹介している「人とAIの役割分担」の手順に、具体的な材料を持って進めます。