AI導入前の業務棚卸しのやり方

AI経営とはの実践方法の一つが、AIを導入する前に自社の業務を棚卸しすることです。この記事では、「AI経営とは」で紹介した手順1をさらに掘り下げ、実際にどう棚卸しを進めるかを解説します。

なぜ棚卸しから始めるのか

いきなりツールを選んだり、「経理を自動化しよう」といった大きな単位で考えたりすると、AIに何を任せるかを具体的に決められません。棚卸しの目的は、自社がどのような仕事と判断によって動いているかを、AIに任せられる粒度まで見える化することです。

棚卸しの単位

「経理」「営業」といった部門名は単位が大きすぎます。次のように、実際の行動が分かるところまで分けます。

• 問い合わせ内容を確認する

• 返信案を作る

• 見積書を作成する

• 請求書を発行する

部門名のままでは、AIに任せる範囲を決められません。行動単位まで分けて、初めて「ここは任せられる」「ここは人が残す」を判断できます。

業務ごとに記録する8項目

項目確認すること目的何のために行うか開始条件何が起きたら始めるか完了条件何ができたら終わりか頻度毎日、週次、月次、随時所要時間現在どのくらいかかっているか必要な情報何を参照するか判断が必要な場面どこで人が考えているか失敗時の影響誰に、どの程度の影響があるか

このうち特に見落とされがちなのが「判断が必要な場面」です。作業そのものよりも、途中で人が何を考え、何を基準に決めているかを書き出すことが、後の役割分担の精度を左右します。

棚卸しでよくある失敗

一度に全部書き出そうとする

小さな会社でも、書き出すと数十の業務が見つかることがあります。完璧な一覧を最初から作ろうとせず、まず主要な部門・工程から始め、後から追加していく方が現実的です。

「時間がかかっている」業務だけに注目する

所要時間が長い業務は目につきやすいですが、時間が短くても、特定の人しか対応できない(属人化している)業務や、間違えたときの影響が大きい業務は、優先的に棚卸しする価値があります。

棚卸しした後の使い道を決めていない

棚卸しは目的ではなく手段です。次の手順である役割分担の決定を見据えて、AIに任せる候補になりそうな業務に印をつけながら進めると、後の作業がスムーズになります。

まとめ

業務の棚卸しは、AI経営の土台になる作業です。部門単位ではなく行動単位まで分解し、目的・条件・頻度・所要時間・判断ポイント・影響範囲を記録する。これができれば、AI経営とはで紹介している「人とAIの役割分担」の手順に、具体的な材料を持って進めます。